Das große Office-365-Missverständnis

Wenn Sie einen Benutzer löschen – ob absichtlich oder versehentlich –, wird diese Änderung im gesamten Netzwerk übernommen. Auch die private SharePoint-Website des Benutzers und seine OneDrive-Daten werden gelöscht. Der Papierkorb und der Versionsverlauf in Office 365 bieten nur begrenzten Schutz vor Datenverlust: Sind die Daten erst einmal endgültig aus allen Office-365-Speicherregionen gelöscht oder ist die Aufbewahrungsfrist abgelaufen, stehen Sie trotz vermeintlich vorhandenem Backup vor einem großen Problem. Beachten Sie, dass Office 365 zwei Arten der Löschung kennt: vorübergehend und unwiderruflich. Zur vorübergehenden Löschung gehört zum Beispiel das Leeren des Ordners „Gelöschte Elemente“. Das Ergebnis wird ebenfalls als „endgültig gelöscht“ bezeichnet – wobei das Wort „endgültig“ etwas irreführend gewählt ist, da sich das gelöschte Element noch im Postfach „Wiederherstellbare Elemente“ befindet.

Dem gegenüber steht die unwiderrufliche Löschung eines Elements aus der Postfachdatenbank. Ein so markiertes Element lässt sich tatsächlich nicht mehr wiederherstellen. Die Digitalisierung beschleunigt das Geschäftsleben und die Weiterentwicklung der zugehörigen Richtlinien – einschließlich der Aufbewahrungsrichtlinien –, mit der IT-Teams kaum Schritt halten, geschweige denn sie sicher anwenden können. Ähnlich wie bei vorläufiger und unwiderruflicher Löschung bietet Office 365 nur begrenzte Backup- und Aufbewahrungsrichtlinien. Sie sollen aktuellen Datenverlust abmildern, sind aber nicht als umfassende Backup-Lösung gedacht. Microsoft bietet für seine Postfachelemente keine Wiederherstellung auf einen bestimmten Zeitpunkt. Im Katastrophenfall ist daher eine Backup-Lösung erforderlich, um die Daten auf einen kurz zuvor bestehenden Zustand zurückzusetzen und größeren Schaden zu verhindern.

Eine Backup-Lösung für Office 365 schließt Lücken in der Aufbewahrungsrichtlinie und sorgt für Flexibilität bei der Wiederherstellung. Für schnellen, einfachen und komfortablen Datenzugriff in problematischen Situationen stehen kurzfristige Backups und Langzeitarchive sowie granulare oder zeitpunktgenaue Wiederherstellungsoptionen zur Verfügung. Beim Stichwort „Sicherheitsbedrohung“ denken die meisten an Hacker und Computerviren. Unternehmen sind jedoch auch aus den eigenen Reihen Gefahren ausgesetzt – häufiger, als viele glauben. Das Risiko liegt bei den eigenen Mitarbeitern, die böswillig oder schlicht unachtsam handeln. Der Zugriff auf Dateien und Kontaktdaten geht durch viele Hände; mitunter fehlt der Überblick, wer wozu berechtigt ist. Werden wichtige Daten gelöscht, kann Microsoft nicht wissen, ob dies durch einen regulären Benutzer geschieht oder durch jemanden, der gekündigt wurde und vor seinem Weggang noch Schaden anrichten will.

Hinzu kommen die unbeabsichtigt eingeschleusten Bedrohungen durch das Herunterladen präparierter Dateien oder die Eingabe von Benutzernamen und Passwörtern auf scheinbar seriösen Phishing-Websites. Ein weiteres Problem ist die Manipulation von Beweismitteln. Angenommen, ein Mitarbeiter löscht absichtlich belastende E-Mails oder Dateien, damit die Rechts-, Compliance- oder Personalabteilung ihm nicht auf die Schliche kommt. Schadsoftware und Viren wie Ransomware haben weltweit bereits etliche Unternehmen schwer geschädigt. Gefährdet sind nicht nur der Ruf des betroffenen Unternehmens, sondern auch interne Informationen und Kundendaten. Externe Bedrohungen gelangen vor allem über E-Mails und deren Anhänge ins Unternehmen – manchmal trotz sorgfältiger Mitarbeiterschulungen. Die Methoden werden immer raffinierter, und die präparierten Nachrichten wirken oft täuschend echt. Die begrenzten Backup- und Wiederherstellungsfunktionen von Exchange Online reichen nicht aus, um gezielte Angriffe abzufedern.

Regelmäßige Backups und ihre Aufbewahrung an einem separaten Ort tragen bereits viel dazu bei, die Datenintegrität zu wahren und eine schnelle Wiederherstellung zu unterstützen. In Gerichtsverfahren kann es mitunter nötig sein, bestimmte E-Mails, Dateien und andere Datenarten vorzulegen. Niemand rechnet ernsthaft damit, selbst in eine solche Lage zu geraten – aber wie heißt es so schön? „Sag niemals nie.“ Genau für diesen Fall bietet Microsoft die „Aufbewahrung zu rechtlichen Zwecken“. Das ist jedoch nur ein kleines Sicherheitsnetz und keine solide Backup-Lösung, auf die Sie sich im rechtlichen Ernstfall blind verlassen können. Löschen Sie zum Beispiel versehentlich einen Benutzer, werden auch dessen Postfach, private SharePoint-Website und OneDrive-Konto aus dem Speicher entfernt. Rechts-, Konformitäts- und Zugriffsvorschriften variieren je nach Branche und Land, und Verstöße können Bußgelder, Vertragsstrafen und Rechtsstreitigkeiten nach sich ziehen. So etwas möchte wohl jeder vermeiden.

Unternehmen und Organisationen, die von einem lokalen Exchange-System zu Office 365 Exchange Online wechseln, benötigen in der Regel eine gewisse Übergangszeit. Manche behalten sogar einen kleinen Teil des bestehenden Systems, weil sie sich davon noch mehr Flexibilität und Kontrolle versprechen. Solche hybriden E-Mail-Umgebungen sind verbreitet, stellen aber zusätzliche Anforderungen an die Verwaltung. Die richtige Backup-Lösung für Office 365 sollte für hybride E-Mail-Umgebungen offen sein und Exchange-Daten ebenso behandeln, sodass die Datenquelle als Faktor unerheblich wird. Außerdem sollte sie es Ihnen ermöglichen, Daten überall zu speichern: vor Ort, in cloudbasiertem Objektspeicher (z. B. AWS S3 oder Azure Blob) oder bei einem Managed-Service-Provider.